Helhetskontroll AS påtar seg rollen som SHA-koordinator i prosjekteringsfasen (KP), utførelsesfasen (KU) eller for hele prosjektet. Har du rollen selv, bistår vi med SHA-plan, risikovurderinger og forhåndsmelding. Les mer om hvordan vi arbeider, eller ta kontakt for en uforpliktende vurdering.

Har prosjektet ditt SHA-plikt?

Hva er SHA – og hva er forskjellen på SHA og HMS?

SHA står for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. HMS står for helse, miljø og sikkerhet. De to begrepene overlapper, men de er ikke synonymer, og forskjellen har praktisk betydning for hvem som har ansvar for hva.

Den viktigste konsekvensen: et velfungerende HMS-system i entreprenørens virksomhet oppfyller ikke byggherrens SHA-plikter. De to systemene løper parallelt og har ulike pliktsubjekter. Arbeidsgiveren skal riktignok innarbeide relevante deler av SHA-planen i sin egen internkontroll, jf. § 18 tredje ledd — men det er en plikt som kommer i tillegg til byggherrens, ikke i stedet for.

Når kreves SHA-koordinator?

Dette er spørsmålet flest tar feil om, fordi vilkåret ofte gjengis upresist.

Beslutningsgangen etter byggherreforskriften § 13 første ledd. Ett ja er nok.

Tre presiseringer følger av ordlyden:

Det holder med flere prosjekterende. Koordineringsplikten utløses av flere prosjekterende eller flere utførende. Et prosjekt med arkitekt, RIB og RIV — men bare én entreprenør — utløser koordineringsplikt i prosjekteringsfasen.

«Etter hverandre» teller. Virksomhetene trenger ikke være på plassen samtidig. En snekker som avløses av en elektriker som avløses av en rørlegger utløser koordineringsplikt, selv om de aldri møtes.

Én virksomhet gir ikke plikt — men fritar ikke. Er det bare én prosjekterende og én utførende, eller samme virksomhet for begge deler, kreves ikke koordinering. Byggherren må likevel følge opp SHA-arbeidet etter § 14, og øvrige plikter i forskriften gjelder uendret.

Åtte konkrete prosjekteksempler

Regelen er kort. Anvendelsen er det ikke. Under er åtte typiske prosjekter med konklusjon og begrunnelse.

KP og KU – koordinator i prosjektering og utførelse

Byggherren kan utpeke én koordinator for hele prosjektet, eller én for planleggings- og prosjekteringsfasen (KP) og én for utførelsesfasen (KU), jf. § 13 tredje ledd.

Forkortelsene KP og KU er innarbeidet i bransjen, men står ikke i forskriftsteksten. Der brukes bare «koordinator», og oppgavene skilles i § 14 tredje og fjerde ledd.

Koordinator i prosjekteringsfasen — KP

Etter § 14 tredje ledd omfatter koordineringen i prosjekteringsfasen å sørge for informasjonsdeling mellom de enkelte prosjekterende slik at risiko håndteres helhetlig; å påse at resultatene av kartlegging og risikovurdering med tiltak innarbeides i tilbudsgrunnlaget til utførende; og å sørge for at SHA-planen utarbeides.

Én avgrensning er verdt å merke seg: koordinator er ikke pålagt å gjennomføre egne risikovurderinger eller å overprøve de prosjekterendes vurderinger. Men koordinator må kunne stille kontrollerende spørsmål for å sikre at vesentlige risikoforhold faktisk er kartlagt og meldt til byggherren.

Koordinator i utførelsesfasen — KU

Etter § 14 fjerde ledd omfatter koordineringen i utførelsesfasen seks oppgaver: å følge opp risikoforholdene i SHA-planen; å følge opp at virksomhetene gjennomfører planen; å følge opp at det utarbeides tidsplaner med tilstrekkelig tid til de forskjellige arbeidsoperasjonene; å sørge for at virksomheters arbeid som kan påvirke hverandre blir koordinert; å følge opp at kravene i § 9 gjennomføres; og å sørge for at det føres oversiktslister etter § 15.

Byggherrens plikter gjennom hele prosessen

Byggherrens plikter er samlet i forskriftens kapittel 2 og strekker seg fra tidlig planlegging til ferdigstillelse. § 5 deler dem i tre nivåer.

Gjennom hele prosessen

Byggherren skal sørge for at hensynet til sikkerhet, helse og arbeidsmiljø blir ivaretatt; sikre at pliktene pålagt de prosjekterende, arbeidsgiverne og enmannsbedriftene blir gjennomført; og sørge for og legge til rette for nødvendig dialog og samhandling mellom aktørene.

Under planlegging og prosjektering

Her kommer seks konkrete plikter, hvorav to er rene dokumentasjonskrav:

• Ivareta SHA ved de arkitektoniske, tekniske og organisasjonsmessige valg som foretas
• Kartlegge risikoforhold som har betydning for arbeidene
• Vurdere den kartlagte risikoen og utarbeide planer med tiltak
• Dokumentere kartleggingen, risikovurderingen og planene
• Sørge for at det avsettes tilstrekkelig tid til prosjektering og utførelse
• Dokumentere vurderingene som ligger til grunn for den tiden som avsettes

Byggherrens kartlegging etter bokstav b følger samme metodikk som kartlegging og vurdering av risiko ellers – forskjellen er avgrensningen. Byggherren er ansvarlig for den prosjektspesifikke risikoen som han og de prosjekterende bringer inn gjennom sine valg, ikke for arbeidsgivernes alminnelige virksomhetsrisiko.

De tre valgkategoriene i første punkt er verdt å forstå konkret. Arkitektoniske valg er byggets form og planløsning — dype kjellerløsninger, fasader som vanskeliggjør stillas, store romhøyder. Tekniske valg er bæresystemer, byggeprodukter og installasjoner, herunder om konstruksjonene er stabile under oppføring og riving. Organisasjonsmessige valg er entrepriseform, kontraktstruktur, utbyggingsrekkefølge — og valget av hvem som skal være koordinator.

Under utførelsen

Byggherren skal ivareta hensynet til SHA ved koordinering og oppfølging av virksomhetenes arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Hva dette innebærer, er utdypet i § 14.

De fem dokumentasjonskravene

Byggherreforskriften ble vesentlig skjerpet i 2020, og skjerpelsen består i stor grad av uttrykkelige dokumentasjonskrav. Fem forhold skal nå dokumenteres:

Ingen av kravene stiller formkrav. Dokumentasjonen behøver ikke være mer detaljert enn formålet tilsier — men den må vise at det er foretatt en reell vurdering. Ved tilsyn er dette blant det Arbeidstilsynet etterspør først.

SHA-planen – byggherrens styringsverktøy

SHA-planen skal foreligge skriftlig før oppstart av arbeidet på bygge- eller anleggsplassen, jf. § 7 første ledd. Det betyr før det iverksettes noen form for arbeid på den fysiske plassen — ikke ved oppstart av byggefasen, og ikke «så snart som mulig».

Hvem lager SHA-planen?

Dette er en av bransjens vanligste misforståelser. Mange tror at koordinator i prosjekteringsfasen eier SHA-planen. Det gjør han ikke.

Byggherren har ansvaret for at planen blir utarbeidet, jf. § 7 første ledd. KP har oppgaven med å sørge for at den utarbeides, jf. § 14 tredje ledd bokstav c. De to henger sammen slik regelverket gjennomgående er bygget: oppgaver kan delegeres, ansvar kan ikke.

I praksis betyr det at byggherren må lese planen og ta stilling til den, ikke bare motta den. Er tiltakene generelle eller hentet fra et annet prosjekt, svarer byggherren overfor kommunen og Arbeidstilsynet for at planen ikke oppfyller kravene. At koordinator har utarbeidet den, endrer ikke dette – og fritar heller ikke koordinator, som er selvstendig pliktsubjekt etter § 3.

Planen skal beskrive hvordan risikoforholdene som følger av byggherrens og de prosjekterendes valg skal håndteres. § 8 andre ledd krever fire elementer:

Planen skal være lett tilgjengelig på bygge- eller anleggsplassen. Foreligger den bare elektronisk, må alle som har behov for innsyn ha tilgang til lagringsmediet på plassen.

Byggherren skal sørge for at samtlige arbeidsgivere og enmannsbedrifter gjøres kjent med planen — også de byggherren ikke har kontrakt med, som underentreprenører og deres underentreprenører.

Planen skal oppbevares i seks måneder etter at bygge- eller anleggsarbeidet er avsluttet. Er den oppdatert underveis, skal samtlige versjoner tas vare på.

Forhåndsmelding til Arbeidstilsynet

Her har terskelverdiene endret seg, og gamle tall lever fortsatt i omløp.

Meldingen sendes senest én uke før arbeidet igangsettes, på fastsatt elektronisk skjema via Altinn. Den skal inneholde tolv opplysninger, blant annet byggherrens organisasjonsnummer, koordinatorenes navn og organisasjonsnummer, angivelse av prosjekterende og utførende virksomheter, forventet varighet og forventet største antall arbeidstakere samtidig.

Byggherren skal sørge for at forhåndsmeldingen er oppdatert, og at den oppdaterte versjonen settes opp synlig på plassen. Det er ikke krav om å sende inn ny melding ved endringer — men den oppslåtte versjonen skal stemme.

Oversiktsliste etter § 15

Byggherren skal føre en oversiktsliste over alle som skal utføre arbeid på bygge- eller anleggsplassen. Listen skal føres elektronisk, og kontrolleres og oppdateres daglig.

Den skal inneholde navn og adresse på plassen, navn på byggherren, navn på arbeidsgivere og enmannsbedrifter — eller for innleide, navnet på innleievirksomheten — organisasjonsnummer for registreringspliktige virksomheter, og navn, fødselsdato, arbeidsgiver og HMS-kortnummer for hver enkelt som skal utføre arbeid.

To presiseringer:

Plikten er ikke betinget av koordineringsplikt. Oversiktsliste skal føres også der § 13 ikke krever koordinator. Dette overses ofte i mindre prosjekter.

Det er ikke krav om adgangskontroll. Listen skal vise hvem som skal utføre arbeid, ikke når de kommer og går. Byggherren kan innføre adgangskontroll av sikkerhetshensyn, men ikke med hjemmel i denne bestemmelsen.

Listene skal på oppfordring vises til arbeidsgiver, verneombud, Arbeidstilsynet og skattemyndighetene, og oppbevares i seks måneder etter at arbeidet er avsluttet.

Rollekonflikt – når koordinator ikke kan velges

§ 13 femte ledd oppstiller et generelt forbud mot rollekonflikt, og et tilhørende dokumentasjonskrav som ofte overses.

Det klassiske tilfellet er at koordinatorrollen i utførelsesfasen plasseres hos utførende virksomhet. Da må koordinatorvirksomheten kontrollere seg selv etter § 14 — og den dras mellom hensynet til egen framdrift og økonomi og byggherrens krav om SHA. Skal koordinator stanse arbeid når tiden er knapp, kan det gi forsinkelsesbøter og omdømmetap for egen arbeidsgiver.

Merk at forskriften ikke hindrer at byggherrens representant er koordinator.

Kompetansekrav til koordinator

§ 13 åttende ledd stiller to krav: koordinatoren skal ha nødvendig kunnskap om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø, inkludert arbeidsmiljølovgivningen, og nødvendig kompetanse for å følge opp aktuelle risikoforhold i prosjektet.

Kravet er funksjonsbestemt, ikke formelt. Forskriften krever ingen bestemt utdanning, sertifisering eller kurs. Hva som skal kreves må byggherren vurdere ut fra typen arbeider og risikoforholdene i det enkelte prosjektet.

Det betyr to ting i praksis:

Et SHA-kurs er ikke i seg selv nok. Kompetansen må være tilpasset prosjektets faktiske risikobilde. Et tunnelprosjekt og et kontorbygg stiller ulike krav.

Kravet gjelder også byggherren selv. Velger byggherren å være koordinator, gjelder samme kompetansekrav. Det er nettopp der byggherren mangler kompetanse eller ressurser at det er aktuelt å engasjere en ekstern koordinator.

De prosjekterendes plikter

Kapittel 3 gjelder arkitekter, rådgivende ingeniører og andre som planlegger eller prosjekterer — også de som detaljprosjekterer hos leverandør eller entreprenør. Pliktene gjelder uavhengig av kontraktsforhold, herunder om deler av prosjekteringen settes ut til andre.

Den prosjekterende skal ivareta SHA gjennom valg av arkitektoniske eller tekniske løsninger, og skal under utførelsen av oppdraget kartlegge og vurdere risiko knyttet til SHA på bygge- eller anleggsplassen. Kartleggingen skal også ivareta grensesnittet mot andre fag, og den skal dokumenteres.

Oppstår det risikoforhold som krever spesifikke tiltak, skal dette beskrives og meldes til byggherren. Den prosjekterende har ingen plikt til å foreslå tiltak — men har ofte kompetansen til det.

Arbeidsgiverens og enmannsbedriftens plikter

Kapittel 4 pålegger de utførende åtte plikter som kommer i tillegg til hovedpliktene etter arbeidsmiljøloven.

De skal følge SHA-planen og byggherrens eller koordinators anvisninger — dette underbygger at byggherren og koordinator har instruksjonsmyndighet overfor virksomhetene i SHA-spørsmål. De skal planlegge og gjennomføre arbeidet på grunnlag av nødvendige risikovurderinger, og foreta løpende risikovurdering av risikoområdene i SHA-planen.

Arbeidsgiveren skal innarbeide relevante deler av SHA-planen i virksomhetens internkontroll, og innarbeidingen skal skje slik at planens bestemmelser kan identifiseres igjen. Internkontrollsystemet får dermed en generell del og en prosjektspesifikk del.

Forutsetningen er at virksomheten faktisk har et system å innarbeide planen i. Der det systematiske HMS-arbeidet er på plass og dokumentert, er dette en enkel operasjon. Mangler systemet, er kravet i § 18 tredje ledd i praksis umulig å oppfylle – og det er entreprenørens avvik, ikke byggherrens.

De skal informere byggherren om risikoforhold forårsaket av byggherrens og de prosjekterendes valg som ikke er dekket av spesifikke tiltak i planen, og om behov for endring i planen.

Merk også § 19 første ledd: arbeidsgiveren skal informere verneombudet om SHA-planen før oppstart av bygge- eller anleggsarbeidet. Det er en selvstendig plikt, ikke en del av den alminnelige informasjonen til arbeidstakerne etter andre ledd.

Krav om språkferdigheter – § 19a

Arbeidsgiveren skal sørge for at arbeidstakere og innleide kan kommunisere på en slik måte at kommunikasjonen ikke utgjør en sikkerhetsrisiko.

Videre skal arbeidsgiveren særlig sørge for at minst én blant de utførende på ethvert arbeidslag — når det er nødvendig av sikkerhetshensyn — kan forstå og gjøre seg forstått på et språk de andre på arbeidslaget forstår og kan gjøre seg forstått på.

Kravet henger sammen med § 19 tredje ledd, som krever at skriftlig dokumentasjon relevant for arbeidet — SHA-plan, rutiner, sikkerhetsopplæring, verneprotokoller, sikkerhetsdatablader, varselskilter og bruksanvisninger — skal foreligge slik at den enkelte forstår informasjonen godt.

Arbeidstilsynet er tydelig på hva som ikke holder: det er ikke nok at informasjonen gis til en arbeidsleder som forstår norsk og videreformidler på eget språk. Deler av sikkerhetsinformasjonen forsvinner eller mistolkes i oversettingen.

Koordinering, samordning og hovedbedrift

Dette er den mest presise avgrensningen i hele regelverket, og den forveksles konstant.

Samordning er særlig aktuelt ved arbeid i felles arealer og ved bruk av felles ressurser — kraner, heiser, stillaser, brakkerigg. Koordinering handler om at arbeidsoperasjoner ikke skal komme i konflikt med hverandre i tid og rom.

Ansvarskjeden – hvem svarer for hva

Byggherreforskriften fordeler plikter på flere aktører. Oversikten viser hvem som har hva, og hvor pliktene møter hverandre.

Fra tidlig planlegging til overlevering – steg for steg

SHA-arbeidet er ikke en fase, men et løp gjennom hele prosjektet. Rekkefølgen under er den som gir lavest risiko.

Handlingsrommet for å påvirke sikkerheten er størst helt til venstre og blir mindre for hvert steg mot høyre.

1. Tidlig planleggingByggherren vurderer arkitektoniske, tekniske og organisasjonsmessige valg med SHA for øye. Handlingsrommet er størst her.
2. Organisasjonsmessige valgEntrepriseform, kontraktstruktur og koordinatorløsning fastsettes. Rollekonfliktvurdering gjennomføres og dokumenteres.
3. Koordinator utpekesSkriftlig avtale som klargjør plikter og fullmakter. Har byggherren rollen selv, skal det foreligge tilsvarende skriftlig beskrivelse.
4. Kartlegging og risikovurderingRisikoforhold som følger av byggherrens og de prosjekterendes valg kartlegges, vurderes og dokumenteres.
5. Tilbudsgrunnlaget utarbeidesRestrisiko og planer med tiltak innarbeides, slik at SHA ikke blir et konkurranseaspekt mellom tilbyderne.
6. SHA-planen utarbeidesSkal foreligge skriftlig før noe arbeid iverksettes på den fysiske plassen.
7. Forhåndsmelding sendesSenest én uke før oppstart, dersom arbeidet varer utover 15 virkedager eller overstiger 250 dagsverk.
8. Oppstart og informasjonAlle arbeidsgivere og enmannsbedrifter gjøres kjent med planen. Verneombud informeres før oppstart.
9. Koordinering i utførelsenOppfølging av planen, tidsplaner, grensesnitt, forebyggende tiltak og oversiktslister.
10. Løpende oppdateringPlanen oppdateres ved endringer med betydning for SHA. Byggherren følger opp koordinator og dokumenterer oppfølgingen.
11. Dokumentasjon for framtidige arbeiderUtarbeides etter § 12 og overleveres eieren etter ferdigstillelse eller brukstillatelse.
12. OppbevaringSHA-plan og oversiktslister oppbevares i seks måneder etter at arbeidet er avsluttet.

De avvikene Arbeidstilsynet finner oftest

Regelverket sier hva som kreves. Erfaringen sier hvor det svikter. Under er funnene som gjentar seg.

SHA-planen

• Planen er en generell mal med prosjektnavn satt inn, uten reell tilpasning til det aktuelle risikobildet.
• Tiltakene er formulert som henvisninger — «skal utføres i henhold til gjeldende regelverk» — i stedet for som konkrete, gjennomførbare tiltak.
• Fremdriftsplanen er ikke detaljert nok til å fungere som koordineringsverktøy.
• Rutinen for endring og oppdatering mangler, eller er ikke i bruk.
• Planen er ikke gjort kjent for underentreprenørenes underentreprenører.

Koordineringen

• Koordinator er utpekt på papiret, men uten skriftlig avtale som klargjør plikter og fullmakter.
• Rollekonfliktvurderingen er ikke gjennomført, eller ikke dokumentert.
• Byggherren har ikke fulgt opp koordinator jevnlig, eller kan ikke dokumentere oppfølgingen.
• Overgangen mellom KP og KU har skjedd uten informasjonsoverføring.
• Koordinator er hos utførende virksomhet, uten at rollekonflikten er vurdert.

Dokumentasjon og formalia

• Kartlegging og risikovurdering finnes, men er ikke dokumentert.
• Vurderingen av avsatt tid mangler helt — dette er det nyeste kravet og det oftest oversette.
• Oversiktslisten føres på papir, eller kontrolleres ikke daglig.
• Forhåndsmeldingen er sendt, men ikke oppdatert eller ikke slått opp synlig.
• Dokumentasjon for framtidige arbeider etter § 12 er ikke overlevert eieren.

Mønsteret er gjenkjennelig fra all systematisk etterlevelse: arbeidet gjøres, men sporet mangler. Prinsippene for systematisk internkontroll og dokumentasjon er de samme uansett bransje, og en virksomhet med et fungerende internkontrollsystem har vesentlig kortere vei til å oppfylle byggherreforskriftens dokumentasjonskrav.

Tre forhold vi oftest rydder opp i

Når vi kommer inn i et prosjekt som allerede er i gang, er det som regel de samme tre tingene som mangler.

Fellestrekket er at ingen av de tre koster mye å gjøre riktig fra start. Alle tre koster derimot betydelig å rette opp midt i et prosjekt – og alle tre er blant det Arbeidstilsynet spør etter først.

Straffansvar – hvem kan holdes ansvarlig

Forsettlig eller uaktsom overtredelse av byggherreforskriften straffes etter arbeidsmiljøloven kapittel 19.

Straffansvaret ilegges normalt byggherren som innehaver av virksomhet. Men koordinator er selvstendig pliktsubjekt etter § 3, og straffansvaret kan også gjøres gjeldende for koordinator, byggherrens representant og den prosjekterende.

Dokumentasjon for framtidige arbeider

§ 12 er lett å overse fordi den peker forbi prosjektets slutt.

Byggherren skal sørge for at det utarbeides dokumentasjon om de forhold ved bygningen eller anlegget som kan ha betydning for SHA ved framtidige arbeider — drift, vedlikehold, endring og riving. Den skal beskrive konstruksjon, utforming og brukte byggeprodukter.

Kravet ligner FDV-dokumentasjon etter byggteknisk forskrift § 4-1, men skiller seg på ett punkt: dokumentasjonen etter § 12 skal gi informasjon om SHA-forhold ved alle framtidige arbeider, herunder endring og riving.

Fra 2020 er det også et uttrykkelig krav om at dokumentasjonen skal overleveres eieren etter ferdigstillelse eller etter at brukstillatelse er gitt.

Krever prosjektet mitt SHA-koordinator?

Tabellen gir en rask avklaring. Merk at spørsmålet om koordinator er ett av flere — de øvrige byggherrepliktene gjelder uavhengig av svaret.

Når bør koordinator engasjeres?

Svaret følger av regelverkets egen logikk: så tidlig at koordinator kan påvirke valgene.

Arbeidstilsynet formulerer det slik at mulighetene for å legge til rette for et godt arbeidsmiljø er størst i en tidlig fase av planleggingen og blir mindre etter hvert. Det er ikke en oppfordring — det er begrunnelsen for hele forskriftens oppbygning.

Ideelt: før de organisasjonsmessige valgene tas. Valget av entrepriseform og kontraktstruktur er i seg selv et SHA-valg etter § 5 andre ledd bokstav a. En koordinator som kommer inn etter at strukturen er låst, arbeider innenfor rammer noen andre satte.

Senest: før prosjekteringen er ferdig. KP skal sørge for informasjonsdeling mellom de prosjekterende og for at kartlegging med tiltak kommer inn i tilbudsgrunnlaget. Er tilbudsgrunnlaget sendt, er begge oppgavene forbi.

For sent: ved oppstart på byggeplassen. Da gjenstår bare utførelseskoordinering av risiko som allerede er bygget inn i prosjektet.

Hva påvirker omfanget – og dermed kostnaden?

SHA-koordinering prises etter omfang, og omfanget følger av prosjektets egenskaper.

Vi gir fast pris på koordinatoroppdrag når prosjektets omfang og risikobilde er avklart.

Slik velger du koordinator

Merk det fjerde punktet særskilt: byggherren skal dokumentere sin oppfølging av koordinator. En koordinator som ikke leverer rapportering, gjør at byggherren ikke kan oppfylle sin egen dokumentasjonsplikt.