Internkontroll i Helhetskontroll AS
Internkontroll: Ryggraden i vår virksomhetsstyring
Som ansatt i Helhetskontroll AS er du en del av et fagmiljø som lever av tillit, presisjon og etterrettelighet. For at vi skal kunne levere tjenester på det nivået våre kunder forventer, må vi ha et "operativsystem" som fungerer i bakgrunnen. Dette systemet kaller vi internkontroll.
Hva er internkontroll?
Mange tenker på internkontroll som permer med støvete rutiner eller sjekklister som skal krysses av for syns skyld. Hos oss er det motsatt. Internkontroll er summen av alt vi gjør for å sikre at vi når våre mål, at vi følger loven, og at vi unngår feil som kan skade våre kunder eller vårt omdømme.
Internkontroll er ikke en aktivitet som skjer ved siden av jobben – det er måten vi jobber på. Det handler om å ha en plan for hvordan oppgaver skal løses, og en metode for å sjekke at de faktisk ble løst slik vi planla.
Det store bildet: Fra Aksjeloven til daglig drift
For å forstå hvorfor vi prioriterer dette arbeidet så høyt, må vi se på det juridiske fundamentet. Helhetskontroll AS er et aksjeselskap, og i henhold til Aksjeloven (§ 6-12) har styret og daglig leder en lovpålagt plikt til å sørge for at virksomheten har gode kontrollsystemer.
Dette ansvaret innebærer at vi må ha oversikt over vår risikoeksponering – enten det er økonomisk risiko, juridisk risiko knyttet til plan- og bygningsloven, eller operativ risiko ute på byggeplassene som SHA-koordinatorer. Internkontrollen er ledelsens verktøy for å ivareta dette ansvaret, men det er gjennom din etterlevelse i hverdagen at systemet faktisk får verdi.
Vårt styringssystem: Instruksbasert samhandling
I Helhetskontroll AS styrer vi ikke etter generelle målsetninger eller vage "rutiner". Vi styrer etter instrukser. Dette er en fundamental forskjell. En rutine beskriver ofte hva som bør skje; en instruks definerer hva som skal gjøres og hvem som har ansvaret.
Vårt system er delt i to kritiske spor:
1. Gjennomføringsinstrukser:
Dette er din "oppskrift". Den sikrer at vi utfører uavhengig kontroll, byggesakshåndtering og rådgivning på en enhetlig måte, uavhengig av hvem som utfører jobben. Dette er garantisten for vår faglige kvalitet.
2. Kvalitetssikringsinstrukser:
Dette er verktøyene vi bruker for å verifisere etterlevelse. Det hjelper oss å fange opp avvik før de blir til problemer, og det gir oss dokumentasjonen vi trenger overfor tilsynsmyndigheter og forsikringsselskaper.
"Må-regimet" – Vår absolutte prioritet
Vi opererer i et landskap preget av strenge myndighetskrav. Plan- og bygningsloven, arbeidsmiljøloven, personopplysningsloven (GDPR) og byggherreforskriften utgjør det vi kaller vårt Må-regime.
Dette er områder hvor det ikke finnes rom for skjønn eller snarveier. Systemet vårt er bygget slik at de mest kritiske instruksene – de som beskytter liv, helse og juridiske rettigheter – alltid har høyeste prioritet. Ved å følge systemet, beskytter du ikke bare bedriften, men du sikrer også din egen faglige integritet som rådgiver.
Avvik er mulighet for læring
Ingen systemer er perfekte, og vi vil oppleve feil. I Helhetskontroll AS ser vi på et avvik som en gave til systemet. Et avvik forteller oss at en instruks enten er uklar, mangler, eller at vi mangler opplæring på et område.
Når du melder et avvik, bidrar du direkte til å oppdatere og styrke ryggraden i selskapet. Vi feirer ikke feilen, men vi feirer viljen til å korrigere og forbedre oss.
Din rolle og ditt ansvar i internkontrollarbeidet
Arbeidet med virksomhetsstyrings- og internkontrollarbeidet organiseres av daglig leder. Som ansatt i Helhetskontroll AS er din viktigste oppgave å:
1. gjøre deg kjent med virksomhetens styringssystem
2. etterleve de gjennomførings- og kvalitetssikringsinstruksene som gjelder for ditt fagområde herunder bruke våre felles verktøy og maler konsekvent.
3. melde fra ved identifisering av avvik fra instruks
4. bidra aktivt til at vårt felles styrings- og internkontrollsystem er best mulig egnet for å sikre etterlevelse og måloppnåelse.
Internkontroll er lagspill. Når ryggraden er sterk, kan vi bevege oss raskere, ta på oss mer komplekse oppdrag og sove godt om natten – vel vitende om at vi har helhetskontroll.
Helhetskontroll_IS-matrisen
For å ha full oversikt over vårt internkontrollarbeid benytter vi Internkontrollportalens IS-matrise. Denne matrisen finnes tilgjengelig på Helhetskontroll_Admin.
Trondheim, 07.03.2026
Helhetskontroll AS
Svein Roar Holt
Administrerende direktør